Es hora de normalizar el ‘home office’ y dejar de verlo como “un favor” que te hace tu jefe o la empresa, o como un «privilegio» de algunos, o tal vez como un «relajo» para el que se lo toma. El ‘home office’ permite trabajar a distancia y bien, da flexibilidad, optimiza tiempos y da calidad de vida a todos.

Como ya saben, el ‘home office’ en estos tiempos es algo inevitablemente necesario, estamos atravesando momentos diferentes gracias al coronavirus (COVID-19) que nos está poniendo a prueba como seres humanos, nos está desafiando sobre si podemos adaptarnos o no al cambio, el ‘home office’ (también ‘trabajo desde casa’ o ‘teletrabajo’) es una necesidad de ‘salud’ y solución hoy en día. Si aún no lo aprueban en tu trabajo, conversa con tu jefe o equipo y hagan un plan, es posible, efectivo y tiene que empezar YA.

Gracias a la tecnología, el ‘home office’ se puede hacer de manera exitosa sin perder todas las ventajas del contacto directo entre el equipo, la cual normalmente es la razón por la que se va a una oficina, para estar ‘juntos’, coordinar, tener reuniones, hablar cara a cara, tener contacto directo con las personas, ‘sentirse en un trabajo’. Bueno, todo esto se puede reemplazar sin necesidad de salir de casa, o estando en cualquier lugar con internet, voy a hablarles de 3 herramientas fáciles de usar que empresas hoy en día tienen implementadas de manera regular. 

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Aquí les describo brevemente las 3 herramientas que, en mi opinión, experiencia propia y experiencia de fuentes cercanas (amigos que trabajan para empresas de manera remota), hacen que el trabajo a distancia no tenga nada que envidiarle al trabajo de oficina, y hasta sea mejor:

1. Zoom

De lejos mi favorita y la mejor. Zoom.us es una plataforma para tener las mejores ‘conferencias’ online, videollamadas o ‘videocalls’, como quieran llamarlo. ¿Qué reemplazamos con Zoom? → Las reuniones físicas, para las cuales a veces somos anfitriones, participantes principales o muchas veces ‘oyentes’ o ‘espectadores’, para todo lo anterior es completamente suficiente conectarse virtualmente. Zoom es muchísimo mejor que las plataformas tradicionales que usamos normalmente, tiene muchísimas ventajas que harán que tu empresa ‘brille’ con su uso:

• Ofrece una calidad muy buena de videollamada HD, siendo mucho mejor que las otras alternativas modernas o tradicionales
• Necesita menos ancho de banda para funcionar y calidad de la llamada, lo que hace no tenga cortes ni errores
• Es fácil de usar, tiene app de escritorio y para celular/móvil
• Cuando eres anfitrión; programas la reunión creando un enlace, el cual compartes y los demás se pueden conectar simplemente dándole clic, muy práctico y los participantes no necesitan tener una cuenta, solo el anfitrión
• Permite escribir por el chat, compartir archivos, compartir pantalla (con audio opcional, esto es una súper ventaja), agrupar a asistentes de la reunión (otra ventaja) y hasta usar una pizarra virtual que puedes utilizar para dar explicaciones gráficas y dinámicas
• La versión gratuita permite una llamada entre 2 personas por tiempo indefinido y entre 3 o 100 personas por 40 minutos (la versión premium permite tener tiempo ilimitado para una llamada entre 3 o 100 personas, tiene un precio completamente asequible para una empresa o particular y vale la pena pagarlo si es necesario, permite tener acceso a más funciones como por ejemplo: grabar reuniones)
• Se puede usar por navegador en línea desde una computadora/ordenador (implica bajarse el programa) o por app de celular/móvil, desde el navegador tiene extensiones para Chrome, Outlook, Firefox

Aparte de reuniones ¿qué más se puede gestionar con Zoom?

• Capacitaciones de hasta 100 personas al mismo tiempo
• Clases online, individuales o grupales
• Consultoría, individuales o grupales
• Llamadas personales con amigos o familia

Yo personalmente trabajo con Zoom, es mi herramienta de cabecera y no sé qué haría sin ella 🙂

2. Slack

Slack es una de las herramientas más usadas en las empresas o startups que trabajan a distancia (sus trabajadores trabajan desde cualquier parte del mundo). Con esto ¿qué parte del trabajo vamos a cubrir? una súper importante: la comunicación del equipo de trabajo. ‘Slack’ es una app que reemplaza la interacción física del día a día entre los miembros del equipo y muchas empresas la consideran como su ‘oficina virtual’. Es básicamente un chat, pero no cualquier chat y va mucho más allá que eso:

• Funciona para conversaciones one-on-one y grupos
• Se pueden crear diferentes ‘canales’ para tener conversaciones o por equipos o por proyectos, así mantener temas por separado con los miembros del equipo necesarios → esto es lo que más les gusta a sus usuarios, es una comunicación múltiple y focalizada.
• Tiene una interfaz muy ‘user friendly’ que hace que las personas que lo usan día a día disfruten usándola, tiene diferentes funciones fácil de usar, y, sobre todo, útiles
• Se pueden tener también videocalls si es necesario (aunque no es su especialidad, pero ayuda para conversaciones puntuales ya que evita salir de la app para encontrar el número de teléfono de tu compañero y llamarlo, ahí lo haces directamente)

Desventaja:

Como es un chat, se puede llenar de miles de notificaciones si lo dejas de ver unas horas, pero: 

• Como todo chat, con un moderador y paciencia, se puede manejar
• Se pueden desactivar las notificaciones y revisarlas cuando tú quieras
• Con la versión de pago, se puede activar el ‘buscador’ en los chats y así encontrar conversaciones antiguas fácilmente

Formatos: app de celular/móvil, app escritorio y versión de navegador en línea (las app ocupan espacio de la memoria mientras la versión de navegador en línea, no).

Esta es la app con la que la mayoría de personas que conozco, y que trabaja a distancia para empresas, usan con su equipo de trabajo y dicen que les parece “lo mejor que puede existir para trabajar». Sí, con pasión y emoción me lo dicen.

3. Google Drive

Aunque suena como algo básico porque casi todos la usamos casualmente de manera personal, Google Drive tiene funcionalidades que realmente ayudan en el trabajo a distancia, ¿qué parte del trabajo podemos cubrir? Los archivos que a veces imprimimos, que compartimos en el servidor de la empresa y/o enviamos por e-mail. Beneficios de Google Drive:

• Se pueden compartir documentos con actualizaciones en tiempo real
• Da independencia a los miembros del equipo que se conectan a diferentes horas, no necesitan ni dependen de ‘pedirle a alguien’ un archivo
• Los documentos siempre están disponibles, mantiene a todos al día y en la misma página sobre la información de las operaciones diarias de la empresa
• No solo mantiene al tanto a miembros del equipo que se comunican internamente entre sí, sino a toda la empresa en general (cantidad de personas que puede llegar a ser muy grande)
• Los archivos se pueden editar por diferentes personas (seleccionadas) sin necesidad de estar juntas ni al mismo tiempo ni en la misma zona horaria
• Se puede tener ‘feedback’ o retroalimentación de diferentes miembros del equipo sin necesidad de estar conectados al mismo tiempo ‘en reunión’
• Todo está en la nube, no se necesita memoria adicional ni un servidor que normalmente en un punto colapsa o se vuelve lento y difícil de usar
• Solo necesitas una cuenta en Gmail, de súper fácil acceso
• Puedes acceder fácilmente en el navegador de Google o por la app de celular/móvil

Entonces, un resumen rápido:

1. Zoom: Reuniones de trabajo por videollamadas (navegador en línea y app de celular/móvil, los participantes no necesitan tener una cuenta, solo el anfitrión)
2. Slack: Comunicación entre los miembros del equipo de trabajo (app de celular/móvil, app de escritorio y navegador en línea, necesitas un usuario)
3. Google Drive: Gestión de documentos con toda la empresa (navegador en línea y app de celular/móvil, necesitas una cuenta en Gmail)

Y no, lo siento, no podemos reemplazar “la hora del cafecito” ni los chismes las charlas tan buenas que tienen con sus coworkers ni las peleas con la gente ni las relaciones interpersonales :(, esto sí es algo valioso del trabajo de oficina pero que, por otros medios como WhatsApp o fuera del horario de trabajo, se pueden arreglar. No todo es perfecto pero todo tiene solución 🙂

Recuerden que actualmente ya hay empresas que solo funcionan de manera remota y a distancia, todos sus empleados trabajan remotamente porque existen los recursos necesarios para hacerlo, estos empleados son un tipo de ‘Digital Nomads’ o ‘Nómadas digitales’ ¡no nos quedemos en el pasado y avancemos con la tecnología! 

Es hora de que normalicemos el ‘home office’ como parte de la rutina y deje de ser un favor o un privilegio.

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Repito: ¡Normalicemos el ‘home office’!

Espero que estos tips sean útiles, y me gustaría saber ¿para ti cuáles son los mayores desafíos del trabajo desde casa o ‘home office’?

(¡Gracias por leer! Si te gustaría que explique más sobre una de estas herramientas en especial o cubrir otro aspecto del trabajo de oficina, escríbeme en un comentario).